Blog ekspercki - logistyka
audyt logistyczny

Audyt logistyczny

Kiedy warto rozważyć użycie narzędzia pt. audyt logistyczny? Kiedy nie jesteśmy w stanie określić poziomu własnych procesów logistycznych lub kiedy mamy uzasadnione wątpliwości co do ich jakości. W pierwszej kolejności firmy decydują się zazwyczaj na wewnętrzne audyty. Mogą również powoływać zespoły interdyscyplinarne które pracują wspólnie nad koncepcjami usprawniającymi logistykę. Jeżeli po wewnętrznej analizie efektów prac uznają, że potrzebują pomocy z zewnątrz, rozpoczyna się proces poszukiwania audytora. Tyle tytułem wstępu, ale na co musicie zwrócić uwagę przed podjęciem ostatecznej decyzji postaram się wyjaśnić w poniższym artykule.

Zróbmy sobie audyt logistyczny

w gabinecie prezesa lub na spotkaniu kadry menadżerskiej przedsiębiorstwa zapada decyzja o konieczności przeprowadzenia audytu. To pierwszy krok, najprostszy, ponieważ często podyktowany obniżeniem jakości serwisu bądź czasowym lub stałym brakiem zdolności operacyjnej logistyki.

Pierwsze pytanie które się nasuwa, to: kto powinien taki audyt przeprowadzić? Tutaj warto w pierwszym kroku posłużyć się metodą racjonalnej eliminacji. Nie powinniśmy zlecać audytu osobom lub organizacjom które nie posiadają niezbędnych kompetencji oraz doświadczenia. Według mojej subiektywnej opinii, nie powinniśmy zlecać audytu:

Organizacjom nie związanym z prowadzeniem realnego biznesu.

Dobrze przygotowane teoretycznie i merytorycznie instytucje, tworzą mnóstwo skomplikowanych i często niezrozumiałych dla klienta analiz. Warsztat jest ważny, ale powinien być zweryfikowany przez doświadczenie zawodowe audytora. W przypadku wyboru audytora – teoretyka, nie możemy również liczyć na pomoc przy wprowadzaniu zmian wynikających z wniosków po audycie. Osoba bez doświadczenia zawodowego, nie będzie w stanie “dowieźć” takiego projektu.

Osobom z doświadczeniem ale bez warsztatu.

Mamy tutaj sytuację odwrotną do pierwszej z wymienionych. Sama praca w logistyce (nawet z sukcesami, ale w jednej organizacji) nie zrobiła jeszcze nigdy z nikogo audytora. Trudno zostać również interim/change managerem, odpowiedzialnym za transformację logistyki innego przedsiębiorstwa. Tutaj co prawda możemy znaleźć osoby z łatwością odnajdujące się w operacyjnym świecie SCM, natomiast z wąską perspektywą. Potrzeba co najmniej kilku lat prac i poznania co najmniej kilkunastu (kilkudziesięciu) podmiotów o różnych stopniach złożoności i funkcjonujących na różnych (często bardzo specyficznych) rynkach, żeby móc prawidłowo porównywać ocenianą sytuację do bezpośredniej i pośredniej konkurencji.

Przedstawicielom firm produkcyjnych lub usługowych, oferujących rozwiązania dla logistyki.

Ryzykujemy tutaj mniej lub bardziej świadomym wypaczeniem wyników audytu. Wnioski będą formułowane w kierunku rozwiązań dystrybuowanych przez firmę przeprowadzającą audyt. W szczególności, należy zachować ostrożność w przypadku audytów “darmowych”. W takich przypadkach najczęściej koszt audytu ukryty jest w cenie rozwiązania, proponowanego jako rozwiązanie problemów wynikających z wniosków po audycie. Sama wartość merytoryczna takiego audytu jest niska, ponieważ jest pisany “pod tezę”.

Kto się ostał na placu boju?

Ok, wykluczyliśmy już te osoby i podmioty, które z całą pewnością takiego audytu nie powinny przeprowadzać. Ponieważ nie potrafią tego zrobić w sposób rzetelny, obiektywny i nie oderwany od rzeczywistości rynkowej. Wracamy wtedy do sieci, bierzemy poprawkę na linki sponsorowane 😉 i robimy krótką (naprawdę krótką w Polsce) listę osób i firm, które zadaniu jakie chcemy przed nimi postawić, z dużym prawdopodobieństwem podołają.

Audyt logistyczny to inwestycja. Tak, to inwestycja a nie kolejna pozycja kosztowa, o ile wybierzemy dobrego audytora. To co możemy sprawdzić bez trudu sami na stronach internetowych to: opisy zrealizowanych projektów, listę klientów, referencje, staż na rynku etc. Oczywiście, należy do tych informacji podchodzić z ostrożnością. To wizytówka i może być wykonana lepiej lub gorzej, pozwali nam jednak na wybór dwóch lub trzech firm, osób lub organizacji którym taki audyt chcielibyśmy zlecić.

Warto oczywiście skorzystać ze znajomości i zorientować się jak wygląda rynek w naszej branży. Być może ktoś już z takich usług korzystał i może polecić lub odradzić korzystanie z usług którejś z firm? Jeżeli nie uzyskamy takich informacji od znajomych właścicieli i menadżerów możemy spróbować skontaktować się z przedstawicielami mediów branżowych lub poszukać inspiracji na LinkedIn.

Z wybranymi do ostatecznego porównania firmami kontaktujemy się drogą mailową lub przy użyciu formularzy zamieszczonych na stronach. Po otrzymaniu naszego zapytania skontaktuje się z nami pracownik firmy audytujacedj, celem doprecyzowania i omówienia naszej wiadomości. Kolejnym kontaktem powinien być juz kontakt bezpośredni w lokalizacji zlecającego. Na etapie powinniśmy zdecydować z kim będziemy chcieli współpracować.

Audyt logistyczny – co i kto przez to rozumie?

Przede wszystkim, nie należy mylić audytu z kontrolą. Audyt może (a jeżeli jest to uzasadnione powinien) zawierać krytyczne uwagi co do konkretnych rozwiązań, systemów, procedur lub też ich braku. Nie powinien być natomiast nacechowany krytykanctwem. To rzetelna ocena stanu zastanego w przedsiębiorstwie, porównanie do standardów branżowych, krajowych lub światowych i wskazanie kierunków do rozwoju lub poprawy.

Audyt logistyczny nie jest również tym samym co np. wizyta audytorów przy okazji sprawdzania standardów ISO. W przypadku audytorów zewnętrznych, od wyników ich pracy może zależeć przyznanie lub utrzymanie certyfikacji. Możemy również być kontrolowani w przypadku audytu zleconego przez naszych dostawców lub odbiorców. W takich przypadkach, nastawienie organizacji do audytora jest defensywne. Pracownicy są instruowani o celach audytu, uzupełniane są wszelkie brakujące “papierki”, audyt “musimy przejść”. W przypadku audytu logistycznego jest dokładnie odwrotnie. Organizacja nie powinna przygotowywać się na przyjęcie audytora. Wyjątkiem jest przygotowanie danych statystycznych i organizacyjnych o które audytor poprosi.

Zakres, cel i obszar audytu zawsze jest kwestią ustaleń pomiędzy audytorem a zlecającym audyt. Kilka szczegółów które mogą się znaleźć w raporcie po audycie, możecie znaleźć np. tutaj. Sam audyt, zawsze jest podzielony na kilka etapów:

Zwyczajowy podział audytu na etapy
  • Wstępny audyt (quick check) w czasie którego audytor zapoznaje się z fizyczną strukturą magazynu/ów, oprogramowaniem, organizacją pracy. Analizuje również wybrane dane, raporty, plany.
  • Główny plan zmiany (master plan) czyli opracowanie koncepcji zmiany logistyki.
  • Plan szczegółowy (detail planning) obejmujący RFx, project management, interim management, change management etc.

Powyższy podział funkcjonuje w większości firm zajmujących się audytowaniem logistyki. To nie znaczy, że w każdej z nich granica podziału pomiędzy poszczególnymi etapami przebiegają w tych samych miejscach. Co więcej, każdy audyt jest projektem, więc w zależności od potrzeb zleceniodawcy, sam zakres jak i czasy realizacji mogą się diametralnie różnić. Jeżeli chciałbyś dowiedzieć się więcej na ten temat, zapraszam tutaj.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *