Mapowanie procesów w magazynie. System premiowy część 2.

Mapowanie procesów w magazynie. Ewidencja i podział.

Mapowanie procesów w magazynie, jest wstępem do każdej analizy. W części pierwszej opisałem założenia teoretyczne, które osoba projektująca system premiowy w magazynie powinna wziąć pod uwagę w trakcie przygotowywania koncepcji systemu. W części drugiej, skupimy się na procesach a konkretnie na operacjach / zadaniach wchodzących w skład głównych i pomocniczych procesów realizowanych w magazynie. Poniższa tabela przedstawia przykładowy sposób ewidencji poszczególnych operacji wchodzących w skład procesów. W każdym magazynie długość listy oczywiście będzie inna, może zawierać od kilku do kilkudziesięciu operacji.

Nazwa procesu	Nazwa operacji	Czy operacja jest ewidencjonowana w WMS?	Czy można ustalić kryterium ilościowe dla operacji/sztuk w ciągu 1 godziny pracy?
Przyjęcie towaru	Rozładunek samochodu	nie	tak
Przyjęcie towaru	Przyjęcie jednostek transportowych	tak	tak
Przyjęcie towaru	Wejściowa kontrola jakości	tak	tak
Przyjęcie towaru	Rozłożenie	tak	tak
Wydanie towaru	Kompletacja zamówienia	tak	tak
Wydanie towaru	Konsolidacja	tak	tak
Wydanie towaru	Wyjściowa kontrola jakości	tak	tak
Wydanie towaru	Załadunek samochodu	tak	tak
Inne	Prace porządkowe	nie	nie
Inne	Segregowanie palet na placu zewnętrznym	nie	nie
Inne	Odtłuszczanie kuwet	nie	tak
Inne	Oklejanie regałów	nie	tak

Szukamy optymalnego sposobu odwzorowania “życia” magazynu w systemie premiowym

Jak łatwo zauważyć w powyższej tabeli, operacje ewidencjonowane w systemie WMS (lub innym wspierającym pracę magazynu) zazwyczaj są mierzalne. Oznacza to, że możemy na podstawie danych historycznych, przeanalizować historyczne: minima, maksima, średnie oraz dominanty. Napisałem zazwyczaj, ponieważ zależy to od specyfiki systemu. Na przykład niektóre systemy ewidencjonują tylko czas od rozpoczęcia przyjęcia / wydania do jego zakończenia, inne nie rejestrują poszczególnych linii w zamówieniach a jeszcze inne nie pozwalają na eksportowanie interesujących nas danych.

Ponieważ nie zawsze mamy możliwość wprowadzenia zmian systemowych, musimy spróbować uszeregować poszczególne kombinacje w wyjściowe wzory do obliczeń. W przywoływanej tabeli (aby nie komplikować dodatkowo :)) założyłem, że magazyn składa się z jednej strefy. Ten przypadek zakłada, że wszystkie towary wchodzą, są relokowane i wydawane z takiego samego systemu składowania. Innym przypadkiem byłby magazyn złożony z wielu stref (np. antresola, wysoki skład, szafy automatyczne, cross dock etc.). Ilość operacji (tych samych) musielibyśmy przemnożyć przez ilość stref. W efekcie, nierzadko otrzymujemy kilkadziesiąt różnych zadań.

Klasyfikacja operacji magazynowych według typu przyszłego rozliczania

Celem osoby projektującej system, jest automatyczny kalkulator premiowy, dlatego wszystkie podpowiedzi w tym cyklu artykułów będą zmierzać do opisania drogi do tego celu. Można do tego celu (utworzenia kalkulatora) wykorzystać system WMS, system BI, arkusz kalkulacyjny lub dedykowane oprogramowanie. Niezależnie od wybranego i/lub docelowego narzędzia obliczeń i prezentacji danych, musimy zadbać o odpowiednia jakość danych wejściowych ponieważ od nich zależy działanie kalkulatora. W kolejnych dwóch podpunktach zapoznamy się z możliwymi kombinacjami i specyfiką zadań, co w efekcie pozwoli nam spojrzeć na każdy magazyn przez pryzmat kalkulatora premiowego. Przykładowe dwa zadania, pozwolą wam zrozumieć ideę obserwacji operacji w taki sposób, aby jej wyniki można było przełożyć na liczby w celu utworzenia kalkulatora.

Załadunek auta – czyli praca w parach

Operacja jest ewidencjonowana w systemie WMS co pozwala na pełną analizę danych. W uwagach do procesu jest kilka istotnych informacji, dlatego tej operacji w naszym przykładzie nie możemy potraktować rutynowo.

UWAGI: Załadunek jest ewidencjonowany przez jeden skaner / login tymczasem specyfika towaru wymaga załadunku przez 2 osoby

ROZWIĄZANIA: 1.Wprowadzamy modyfikację w systemie w taki sposób, że każdy uczestnik załadunku potwierdza uczestnictwo w załadunku. 2. W celu odwzorowania rzeczywistego procesu tworzymy tandemy pracowników, stałe lub ruchome ewidencjonowane i uwzględniamy w wydajności tej operacji dwie osoby (wrócimy jeszcze do tego przykładu).

Wydania z wysokiego składowania – czyli “ginące” operacje pomocnicze

Ta operacja również jest ewidencjonowana, dlatego przyjrzyjmy się od razu uwagom i propozycjom rozwiązań.

UWAGI: Pomiędzy procesem samego pobrania palety (zapis na loginie pracownika) a odłożeniem w strefie konsolidacji zamówień, występuje operacja fizycznego odebrania palety sprzed regału wózka systemowego. Następnie odwiezienie jej wózkiem paletowym elektrycznym do strefy konsolidacji. Nie ma systemu bufora wyjścia z wózka i wejścia do konsolidacji, dlatego operacja pomiędzy wózkiem systemowym a konsolidacją nie jest rejestrowana.

ROZWIĄZANIA: Do wyboru mamy następujące opcje: 1. Tworzymy systemowo bufor wyjścia z regałów oraz wejścia konsolidacji, dlatego że tylko taki sposób relokacji system może mierzyć w formie “z-do” oraz “od-do”. 2. Przeglądamy inne operacje które wykonuje osoba odpowiedzialna za przewóz palety po wydaniu przez wózek systemowy. Możemy ta operacja zaklasyfikować jako “praca w tle” co oznacza, że osoba odpowiedzialna za tą operację nie wykona na przykład 10 ale tylko 8 operacji owijania palet. (do tego przykładu również jeszcze wrócimy).

Mapowanie procesów w magazynie – praktyczne wskazówki

Do każdego projektu sytemu premiowego należy podchodzić w sposób indywidualny, nie ma dwóch takich samych systemów, tak samo jak nie ma dwóch takich samych magazynów. Szczególną uwagę należy zwrócić na samą strukturę procesów ponieważ ich przegląd i ewentualna korekta mogą być pozytywnym efektem ubocznym pracy nad systemem. Kilka słów o KPI możecie również przeczytać tutaj.

Przy okazji warto w tym miejscu przypomnieć, że procesy mapujemy w sposób: “jak jest” oraz “jak ma być”, dlatego tak ważne jest zaangażowanie do projektu odpowiednich osób. Nie należy ignorować zdania samych pracowników wykonujących poszczególne operacje. Pomimo tego, że nie będą z całą pewnością architektami systemu, to nieuwzględnienie ich uwag może skutkować błędami w konstrukcji systemu.

W kolejnej części skupię się na tym jak przejść z procesów podzielonych na poszczególne zadania, zaklasyfikowanych do rozliczeń automatycznych na konkretne kwoty czyli w jaki sposób wycenić wartości operacji mierzalnych i niemierzalnych.