Mapowanie procesów w magazynie. System premiowy część 2.
Mapowanie procesów w magazynie. Ewidencja i podział.
Mapowanie procesów w magazynie, jest wstępem do każdej analizy. W części pierwszej opisałem założenia teoretyczne, które osoba projektująca system premiowy w magazynie powinna wziąć pod uwagę w trakcie przygotowywania koncepcji systemu. W części drugiej, skupimy się na procesach a konkretnie na operacjach / zadaniach wchodzących w skład głównych i pomocniczych procesów realizowanych w magazynie. Poniższa tabela przedstawia przykładowy sposób ewidencji poszczególnych operacji wchodzących w skład procesów. W każdym magazynie długość listy oczywiście będzie inna, może zawierać od kilku do kilkudziesięciu operacji.
Nazwa procesu | Nazwa operacji | Czy operacja jest ewidencjonowana w WMS? | Czy można ustalić kryterium ilościowe dla operacji/sztuk w ciągu 1 godziny pracy? |
Przyjęcie towaru | Rozładunek samochodu | nie | tak |
Przyjęcie towaru | Przyjęcie jednostek transportowych | tak | tak |
Przyjęcie towaru | Wejściowa kontrola jakości | tak | tak |
Przyjęcie towaru | Rozłożenie | tak | tak |
Wydanie towaru | Kompletacja zamówienia | tak | tak |
Wydanie towaru | Konsolidacja | tak | tak |
Wydanie towaru | Wyjściowa kontrola jakości | tak | tak |
Wydanie towaru | Załadunek samochodu | tak | tak |
Inne | Prace porządkowe | nie | nie |
Inne | Segregowanie palet na placu zewnętrznym | nie | nie |
Inne | Odtłuszczanie kuwet | nie | tak |
Inne | Oklejanie regałów | nie | tak |
Szukamy optymalnego sposobu odwzorowania “życia” magazynu w systemie premiowym
Jak łatwo zauważyć w powyższej tabeli, operacje ewidencjonowane w systemie WMS (lub innym wspierającym pracę magazynu) zazwyczaj są mierzalne. Oznacza to, że możemy na podstawie danych historycznych, przeanalizować historyczne: minima, maksima, średnie oraz dominanty. Napisałem zazwyczaj, ponieważ zależy to od specyfiki systemu. Na przykład niektóre systemy ewidencjonują tylko czas od rozpoczęcia przyjęcia / wydania do jego zakończenia, inne nie rejestrują poszczególnych linii w zamówieniach a jeszcze inne nie pozwalają na eksportowanie interesujących nas danych.
Ponieważ nie zawsze mamy możliwość wprowadzenia zmian systemowych, musimy spróbować uszeregować poszczególne kombinacje w wyjściowe wzory do obliczeń. W przywoływanej tabeli (aby nie komplikować dodatkowo :)) założyłem, że magazyn składa się z jednej strefy. Ten przypadek zakłada, że wszystkie towary wchodzą, są relokowane i wydawane z takiego samego systemu składowania. Innym przypadkiem byłby magazyn złożony z wielu stref (np. antresola, wysoki skład, szafy automatyczne, cross dock etc.). Ilość operacji (tych samych) musielibyśmy przemnożyć przez ilość stref. W efekcie, nierzadko otrzymujemy kilkadziesiąt różnych zadań.
Klasyfikacja operacji magazynowych według typu przyszłego rozliczania
Celem osoby projektującej system, jest automatyczny kalkulator premiowy, dlatego wszystkie podpowiedzi w tym cyklu artykułów będą zmierzać do opisania drogi do tego celu. Można do tego celu (utworzenia kalkulatora) wykorzystać system WMS, system BI, arkusz kalkulacyjny lub dedykowane oprogramowanie. Niezależnie od wybranego i/lub docelowego narzędzia obliczeń i prezentacji danych, musimy zadbać o odpowiednia jakość danych wejściowych ponieważ od nich zależy działanie kalkulatora. W kolejnych dwóch podpunktach zapoznamy się z możliwymi kombinacjami i specyfiką zadań, co w efekcie pozwoli nam spojrzeć na każdy magazyn przez pryzmat kalkulatora premiowego. Przykładowe dwa zadania, pozwolą wam zrozumieć ideę obserwacji operacji w taki sposób, aby jej wyniki można było przełożyć na liczby w celu utworzenia kalkulatora.
Załadunek auta – czyli praca w parach
Operacja jest ewidencjonowana w systemie WMS co pozwala na pełną analizę danych. W uwagach do procesu jest kilka istotnych informacji, dlatego tej operacji w naszym przykładzie nie możemy potraktować rutynowo.
UWAGI: Załadunek jest ewidencjonowany przez jeden skaner / login tymczasem specyfika towaru wymaga załadunku przez 2 osoby
ROZWIĄZANIA: 1.Wprowadzamy modyfikację w systemie w taki sposób, że każdy uczestnik załadunku potwierdza uczestnictwo w załadunku. 2. W celu odwzorowania rzeczywistego procesu tworzymy tandemy pracowników, stałe lub ruchome ewidencjonowane i uwzględniamy w wydajności tej operacji dwie osoby (wrócimy jeszcze do tego przykładu).
Wydania z wysokiego składowania – czyli “ginące” operacje pomocnicze
Ta operacja również jest ewidencjonowana, dlatego przyjrzyjmy się od razu uwagom i propozycjom rozwiązań.
UWAGI: Pomiędzy procesem samego pobrania palety (zapis na loginie pracownika) a odłożeniem w strefie konsolidacji zamówień, występuje operacja fizycznego odebrania palety sprzed regału wózka systemowego. Następnie odwiezienie jej wózkiem paletowym elektrycznym do strefy konsolidacji. Nie ma systemu bufora wyjścia z wózka i wejścia do konsolidacji, dlatego operacja pomiędzy wózkiem systemowym a konsolidacją nie jest rejestrowana.
ROZWIĄZANIA: Do wyboru mamy następujące opcje: 1. Tworzymy systemowo bufor wyjścia z regałów oraz wejścia konsolidacji, dlatego że tylko taki sposób relokacji system może mierzyć w formie “z-do” oraz “od-do”. 2. Przeglądamy inne operacje które wykonuje osoba odpowiedzialna za przewóz palety po wydaniu przez wózek systemowy. Możemy ta operacja zaklasyfikować jako “praca w tle” co oznacza, że osoba odpowiedzialna za tą operację nie wykona na przykład 10 ale tylko 8 operacji owijania palet. (do tego przykładu również jeszcze wrócimy).
Mapowanie procesów w magazynie – praktyczne wskazówki
Do każdego projektu sytemu premiowego należy podchodzić w sposób indywidualny, nie ma dwóch takich samych systemów, tak samo jak nie ma dwóch takich samych magazynów. Szczególną uwagę należy zwrócić na samą strukturę procesów ponieważ ich przegląd i ewentualna korekta mogą być pozytywnym efektem ubocznym pracy nad systemem. Kilka słów o KPI możecie również przeczytać tutaj.
Przy okazji warto w tym miejscu przypomnieć, że procesy mapujemy w sposób: “jak jest” oraz “jak ma być”, dlatego tak ważne jest zaangażowanie do projektu odpowiednich osób. Nie należy ignorować zdania samych pracowników wykonujących poszczególne operacje. Pomimo tego, że nie będą z całą pewnością architektami systemu, to nieuwzględnienie ich uwag może skutkować błędami w konstrukcji systemu.
W kolejnej części skupię się na tym jak przejść z procesów podzielonych na poszczególne zadania, zaklasyfikowanych do rozliczeń automatycznych na konkretne kwoty czyli w jaki sposób wycenić wartości operacji mierzalnych i niemierzalnych.