piotrsusz/ Październik 29, 2018/ artykuł, porada/ 0 comments

Kilka słów wstępu

Ten artykuł, będzie miał kilka części. Tutaj będą się pojawiać odnośniki do każdej z nich:

Próbując opisać organizację pracy w magazynie, musimy wyszczególnić kilka procesów głównych, min. przyjęcie, rozkładania na lokacje oraz relokację pomiędzy lokacjami, wydanie towarów oraz inwentaryzację. Pod uwagę należy również wziąć: systemy, infrastrukturę, ludzi, strukturę organizacyjną i specyfikę branżową. Artykuł zostanie opisane z perspektywy operatora logistycznego (dalej operator) świadczącego usługi logistyczne dla podmiotów zewnętrznych (dalej klientów). 

Awizacja dostawy

Awizowanie dostaw do magazynu, jest pierwszym krokiem do automatyzowania procesów przyjęcia. Możemy tutaj wyszczególnić trzy najczęściej spotykane formy awizowania:

  • Brak awizacji
  • Awizacja telefoniczna lub mailowa
  • Awizacja przy użyciu interfejsów 

Brak awizacji oznacza że w najlepszym przypadku operator wie, że ktoś wysłał do niego towar i kiedy mniej więcej możemy się go spodziewać. W przypadku najgorszym, każda dostawa jest zaskoczeniem które skutkuje przeglądaniem zamówień, skrzynek e-mail, CMR-ek etc. Brak informacji na temat dostaw zmierzających do naszego magazynu jest sytuacją patologiczną. Organizację lub reorganizację procesu przyjęcia zawsze rozpoczynamy od uporządkowania tej kwestii.

Awizacja telefoniczna lub mailowa, często będąca kombinacją użycia obu kanałów komunikacji jest w tej chwili najczęściej spotykaną formą awizowania w Polsce. Sytuacja ta z roku na rok zmienia się na korzyść rozwiązań automatycznych co wpływa korzystnie na czas i jakość procesów związanych z przyjęciem towarów. Kilka słów w jaki sposób można taką komunikacje usprawnić, można przeczytać tutaj: jak w prosty sposób poprawić komunikację.

Przyjęcie towaru z dostaw awizowanych automatycznie, to w tej chwili najszybciej rosnący typ awizowania. Awizacja może odbywać się poprzez importowanie plików .csv .xlsx .xml lub poprzez własne szyny interfejsowe. Kolejnym sposobem automatyzowania procesu awizacji jest oprogramowanie zewnętrzne. Z jednej strony ma on połączenie z systemem WMS operatora, natomiast z drugiej ze sklepami i platformami sprzedażowymi lub systemami ERP/CRM klientów.

Kontrola jakości dostawy

W czasie kontroli jakości dostawy przede wszystkim należy zwracać uwagę na jakość dostarczonych jednostek. Ponadto, przeglądane są ustalone formy zabezpieczeń (np. plomby lub zamki) oraz dokumentacja którą dostarcza kierowca. Przyjęcie towaru nie może się rozpocząć dopóki nie zostaną dopełnione wszystkie formalności ustalone z klientem i opisane w umowie o świadczeniu usług logistycznych. Na załączonym pliku .pdf można znaleźć graficzny zapis komunikacji z klientem oraz jej wpływ na dalsze działania operatora. Typowe problemy w czasie kontroli:

  • brak zabezpieczenia lub zabezpieczenie niewłaściwe
  • brak dokumentów lub dokumenty niewłaściwe
  • nieakceptowalna (wg umowy) jakość dostawy

brak zabezpieczenia lub zabezpieczenie niewłaściwe

W przypadku niewłaściwego zabezpieczenia lub jego braku, należy w pierwszej kolejności stosować się do zapisów w umowach logistycznych z klientami operatora, będącymi stroną dla dostawców. Jeżeli w dokumentach brakuje konkretnych zapisów odwołujących się do stwierdzonego przypadku,  zawsze należy kierować się logiką. W przypadku podejrzenia uszkodzenia ładunku, kontaktujemy się z klientem który powinien zadecydować o odmowie przyjęcia lub przyjęciu warunkowanym działaniami. Na przykład dodatkową kontrolą organoleptyczną. Dla zabezpieczenia własnych interesów operator powinien sporządzić dokumentację fotograficzną wraz z opisem.

brak dokumentów lub dokumenty niewłaściwe

W przypadku rozbieżności w dokumentacji, zawsze kontaktujemy się z klientem. Musimy zwrócić uwagę, że najczęściej mamy trzy źródła dokumentów lub też danych:

  1. Awizację w systemie WMS (indeksy i ilości, dostawcę)
  2. Dokumenty dostawcy dostarczone przez kierowcę (nośniki i/lub nośniki i indeksy i/lub nośniki i indeksy i ilości)
  3. Dokumenty kierowcy (CMR, list przewozowy etc.)

nieakceptowalna (wg umowy) jakość dostawy

Nieakceptowalna (wg zapisów z umowy) jakość dostawy, która może być spowodowana jednym lub wieloma czynnikami wymienionymi powyżej. Do nieakceptowanych dostaw można również zaliczyć: wahania temperatury w przewozie, nieprawidłowe nośniki, nieprawidłowe etykietowanie lub jego brak, nieprawidłowe foliowanie/taśmowanie/bandowanie etc. Jest to o tyle istotne, że klient pomimo zapisów w umowie, może zlecić warunkowane przyjęcie co z pozycji operatora powinno wiązać się z:

  1. Rozliczeniem dodatkowej usługi wg zapisów umowy. Każda dodatkowa manipulacja przy towarze ma swój wymiar czasowy i kosztowy.
  2. Sporządzeniem dodatkowej dokumentacji dostawy (zdjęcia oraz opisy a także archiwizacja polecenia przyjęcia warunkowego) ponieważ dostawa ta może wielokrotnie wpływać na dodatkowa potrzebę komunikacji na linii operator-klient. Na przykład w przypadku reklamacji klienta końcowego, inwentaryzacji, relokacji do innych miejsc składowania, likwidacji etc.
  3. Po wystąpieniu każdej nowej, potencjalnie mogącej się powtórzyć sytuacji, opisanie jej i w razie konieczności dołączenie procedury opisanej w SOP jako aneks do umowy wraz z przypisaniem sposobu rozliczenia.

PRZYKŁAD_przyjęcie_

Przyjęcie dostawy (rozładunek)

W procesie przyjęcia dostawy najczęściej dokonuje się jakościowego oraz ilościowego sprawdzenia dostarczonego towaru względem dokumentów. Wyjątkiem są w niektórych przypadkach transfery towarowe pomiędzy magazynami wewnątrz organizacji. 

W procesie przyjęcia, już na etapie podpisywania umowy pomiędzy klientem a operatorem, kluczowe jest ustalenie tzw. dokumentu nadrzędnego. Możliwe relacje pomiędzy różnymi dokumentami obrazuje tabela nr 1. 

Tebela 1: Dokumenty nadrzędne

Jak widać w tabeli, w przypadku kiedy nie ustalamy dokumenty nadrzędnego, skuteczne przyjęcie dokumentowe występuje tylko w przypadku pełnej zgodności: stan fizyczny <-> WMS <-> WZ <-> FV. Wprowadzenie awiza do systemu WMS może odbywać się zarówno przez operatora jak i przez klienta. Wykorzystywane mogą być  pliki np. .xml .csv, szyna interfejsowa lub bezpośrednie połączenie systemu ERP klienta z systemem WMS operatora. Dokumentacja dostawcy (WZ, packing list) dostarczana przez kierowcę powinna natomiast odzwierciedlać zawartość samochodu. FV dla klienta jest dokumentem księgowym i nie powinna być obsługiwana przez operatora (chyba że tak stanowi umowa).

ustalenie dokumentu nadrzędnego

Zarówno z punktu widzenia operatora jak i jego klienta, prawidłowym wyborem jest awizo utworzone w systemie WMS. Wpływają na to następujące czynniki:

  1. Do jednej FV może powstać kilka dokumentów WZ, dodatkowo nie wszystkie dokumenty WZ muszą trafić na jeden transport
  2. Tylko prawidłowe przyjęcie wg awiza z WMS pozwala w sposób automatyczny wprowadzić przyjęte produkty na stan magazynowy przy użyciu skanerów
  3. Produkty awizowane, są produktami oczekiwanymi wobec czego protokół rozbieżności, zarówno dotyczący niedoborów jak i nadwyżek jest odniesieniem do ilości oczekiwanych a nie wysłanych
  4. Operator jest związany umową z klientem, nie z dostawcą swojego klienta, wobec czego to na kliencie spoczywa obowiązek prawidłowej organizacji procesu awizacji

Przyjęcie towaru (kontrola ilościowa i jakościowa)

W trakcie przyjęcia towaru, operator realizuje zadania kontroli dostawy w oparciu o zapisy umowy. Najczęstszymi typami kontroli są:

  • Przeliczenie i zewidencjonowanie opakowań (np. pełnych palet) i odstawienie lub przeładunek w modelu x-docking
  • Przeliczenie opakowań i wprowadzenie stanów do systemu WMS w oparciu o EDI, bez kontroli jednostkowej (poprzez skanowanie etykiet zawierających szczegółowe informacje o zawartości palety/pojemnika)
  • Przyjmowanie palet/pojemników jednorodnych. Poprzez przeliczenie opakowań zbiorczych produktu i pomnożenie przez ilości w opakowaniach. dalsze manipulacje towarowe zależą od specyfiki systemu WMS, umowy z klientem oraz strategii kompletacji.
  • Przyjmowanie palet/pojemnika MIX. Poprzez przeliczenie opakowań każdego z wielu produktów znajdujących się na jednej palecie/w jednym pojemniku oraz pomnożenie przez ich zawartości
  • Przyjmowanie szczegółowe. Z otwieraniem opakowań zbiorczych i liczeniem każdej SKU. Dodatkowo, może być uzupełnione o robienie zdjęć, wprowadzanie numerów partii/serii, dat ważności etc.

rejestracja rozbieżności

Rozbieżnością w czasie procesu przyjęcia towarów, jest każda różnica ilościowa bądź jakościowa (wg opisanych procedur z umowy). Możemy wyróżnić trzy główne przyczyny występowania rozbieżności w dostawie:

  • nadwyżki 
  • niedobory
  • uszkodzenia

zarządzanie nadwyżkami

W przypadku stwierdzenia nadwyżki, operator w zależności od decyzji klienta (nie podejmowanej ad hoc a zapisanej w umowie) może:

  • w przypadku gdy indeks istnieje w przekazanej od klienta bazie produktów, wprowadzić go na stan magazynowy, wtedy klient musi dopasować dokumenty i wprowadzić go na stan w systemie księgowym
  • natomiast jeżeli indeks nie istnieje w przekazanej bazie, uzyskać od klienta “master datę” produktu a następnie wprowadzić go na stan magazynowy, również w tym przypadku klient musi dopasować dokumenty i wprowadzić go na stan w systemie księgowym
  • w sytuacji gdy klient nie chce wprowadzać nadwyżek na stan magazynowy. Niezależnie od istnienia lub też nie istnienia indeksu w bazie produktów, operator odkłada nadwyżkę fizycznie na oznaczone nośniki. Następnie odsyła nadwyżki do dostawcy lub klienta (wg zapisów z umowy)

zarządzanie niedoborami

W dostawie w której stwierdzono niedobory, podobnie jak w przypadku nadwyżek, operator może postąpić na kilka sposobów (w zgodzie z zapisami umowy):

  • sprawdzić czy niedobór nie ma odpowiednika w tej samej ilości w którejś z nadwyżek i w oparciu o ustalenia z klientem wprowadzić nadwyżkę jako niedobór (np. przy nie awizowanej zmianie kodu kreskowego na produkcie)
  • jeżeli dostawa ma więcej jednostek/aut niż aktualnie sprawdzana, poczekać do końca przyjęcia aby wyeliminować prawdopodobieństwo palety MIX, nieprawidłowo spakowanej u dostawcy
  • zakończyć przyjęcie protokołem rozbieżności

zarządzanie uszkodzeniami

W odniesieniu do zarządzania uszkodzeniami, bardzo ważne jest żeby z każdym z klientów dokładnie omówić sposoby ich kwalifikacji. Zarówno w odniesieniu do opakowań zbiorczych (palety, pojemniki inne) jak i do samych produktów. Często się zdarza, że pomimo zapisów w umowach, klient decyduje się na wprowadzenie produktów na stan. W takich przypadkach operator musi zadbać o zachowanie całej historii korespondencji wraz ze zleceniem przyjęcia. Uwagę należy zwrócić również na to, kto wydaje dyspozycje. Musi to być osoba wskazana przez klienta jako osoba mająca niezbędne kompetencje.

Share this Post

Leave a Comment

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>
*
*