Blog ekspercki - logistyka
system wynagrodzeń

System wynagrodzeń w magazynie – jak zbudować?

System wynagrodzeń to skomplikowana sprawa. W wielu magazynach które funkcjonują od kilku lub kilkunastu lat, powstają kominy płacowe. Może to być spowodowane częstymi zmianami na stanowiskach kierowniczych i różnymi koncepcjami na budowanie struktury płacowej w magazynie, indywidualnymi negocjacjami poszczególnych pracowników lub też różnymi warunkami panującymi na rynku pracy w momencie zatrudniania pracowników w różnych okresach.

System przyznawania licencji w magazynie

System wynagrodzeń to skomplikowana sprawa. W wielu magazynach które funkcjonują od kilku lub kilkunastu lat, powstają kominy płacowe. Może to być spowodowane częstymi zmianami na stanowiskach kierowniczych i tym jak różne są koncepcje na budowanie struktury płacowej w magazynie. Indywidualne negocjacje poszczególnych pracowników lub też różne warunki panujące na rynku pracy w momencie zatrudniania pracowników w różnych okresach mają na system wynagrodzeń znaczący wpływ.

Projekt przyznawania licencji w systemie wynagrodzeń ma na celu standaryzowanie i ujednolicenie stawek podstawowych wynagrodzenia. w zależności od umiejętności oraz stażu pracy pracowników szeregowych, koordynatorów oraz kierowników magazynu/centrum logistycznego a także jasną i pełną klasyfikację tychże umiejętności.

Projekt zakłada objęcie swoim zakresem zarówno maksymalnych jak i minimalnych wynagrodzeń w strefach. Wyrównania ich w taki sposób, żeby żaden z pracowników nie miał poczucia niesprawiedliwego lub niezrozumiałego traktowania, jest głównym celem projektu.

Na wynagrodzenie zasadnicze pracownika po wdrożeniu projektu, będzie się składać:

  • stawka bazowa
  • potwierdzone umiejętności (licencje)
  • staż pracy

Pracowników możemy motywować również systemami premiowania (nie opisane w poniższym artykule, ale do odnalezienia w linku na końcu artykułu)

Wstępne założenia

  • Zmienne ustalone na dzień rozpoczęcia projektu mającego na celu optymalizację systemu wynagrodzeń, powinny być opracowane przez grupę roboczą, powołaną do realizacji projektu. Przykładowy skład: dyrektor logistyki – dalej DL, kierownicy operacyjni – dalej KO, przedstawiciel biura magazynu – dalej BM. Muszą być również weryfikowane przed rozpoczęciem każdego kolejnego procesu licencyjnego a także w przypadku wystąpienia innych czynników zewnętrznych. W szczególności takich, które wpływają na poziom wynagrodzeń w bezpośrednim otoczeniu obiektu w którym funkcjonuje system wynagrodzeń.
  • Przy dużej gradacji stawek podstawowych wynagrodzeń w obiekcie w którym projekt jest realizowany, egzaminy licencyjne obligatoryjne (mające na celu poświadczenie licencjami umiejętności pracowników na dzień rozpoczęcia projektu) nie będą wykorzystywać ustalonej puli licencji dla każdej ze stref.
  • Z dniem wejścia w życie projektu, w pierwszej kolejności zorganizowane zostaną egzaminy obligatoryjne dla wszystkich pracowników których stawki wynagrodzenia podstawowego są wyższe od stawek wynagrodzeń wynikających z założeń projektowych. Egzaminy na licencje obligatoryjne zostaną zorganizowane w strefach w których uzyskanie takich licencji zadeklarują zobligowani pracownicy.
  • Grupa projektowa (DL,KO,BM) nie będzie ingerowała w wybory egzaminów (stref w których pracownicy chcą się egzaminować) licencyjnych pracowników CL którzy zostaną do tego zobligowani po wdrożeniu projektu.
  • Po zakończeniu wszystkich egzaminów obligatoryjnych, nastąpi merytoryczne podsumowanie oraz ocena projektu przy udziale kierowników stref, DL,KO,BM. W razie konieczności, zostaną wprowadzone zmiany lub modyfikacje w projekcie. System wynagrodzeń można uznać za gotowy, po zakończeniu wszystkich kroków.

Zasady obowiązujące przy zdawaniu licencji, stawki wejściowe, stawki licencji, staż pracy*

  • W projekcie, należy zaklasyfikować zarówno strefy w rozumieniu obszarów fizycznych (zasięgu kompetencji kierowników) jak i w obszarze umiejętności (licencji). To rozróżnienie jest istotne dla zbudowania dobrego systemu wynagrodzeń. Należy pamiętać, że nie zawsze będzie to można odwzorować w stosunku 1:1. Można oczywiście przyjąć, że wynagrodzenie na każdej ze stref jest takie samo, natomiast w praktyce, często spotykamy się ze stanowiskami specjalistycznymi, wymagającymi dużego wysiłku fizycznego, pracy w pozycji wymuszonej etc. Możemy, lecz nie musimy, wziąć to pod uwagę przy budowaniu założeń.
  • W przykładzie, na dzień rozpoczęcia projektu, ustalono następujące stawki:

Podstawowa stawka wynagrodzenia na strefach:

1.Pracownicy strefy 1 – 2500 PLN brutto
2.Pracownicy strefy 2 – 2300 PLN brutto
3.Pracownicy strefy 3 – 2200 PLN brutto
4.Kierownicy poziom 1 – 2600 PLN brutto
5.Kierownicy poziom 2 – 3200 PLN brutto

Dodatek za staż pracy:

Po:

2 latach – 300 PLN
4 latach – 300 PLN

(w sumie po 6 latach 600 PLN)

Dodatek za zdanie egzaminu licencyjnego:

200 PLN (nie dotyczy kierowników stref)
400 PLN (dodatek dla kierowników stref za zdanie dodatkowego egzaminu licencyjnego)

* stawki  zależą od specyfiki obiektu oraz branży, tutaj użyłem przykładowych

Omówienie warunków przystąpienia do egzaminów licencyjnych

  • W pierwszej kolejności do zdania egzaminów zostaną wytypowane osoby które po weryfikacji stawek bazowych na dzień rozpoczęcia projektu mają wyższe stawki niż wynikało by to z założeń projektu licencji.
  • Weryfikacja stawek pracowników oraz konieczności zdawania obligatoryjnych licencji powinna być nadzorowane przez wyznaczone osoby z grupy powołanej do prowadzenia projektu.

Przykład:

Osoba pracująca niecałe dwa lata i zatrudniona w strefie 1, zarabia 2900 PLN brutto. Z założeń projektu wynika, że powinna zarabiać :

stawka bazowa + licencja na strefie + dodatek stażowy = 2500 + 200 + 0 = 2700

W zależności od przyjętej strategii, możemy pozwolić pracownikowi zrobić licencję w dowolnej strefie poza macierzystą w pierwszym etapie wprowadzania projektu w życie. W rezultacie, spowoduje to podniesienie stawki do 2900 a pracownik potwierdzi nowe kompetencje. Druga możliwość: jeżeli okres przekroczy 2 lata w +/- 3 miesiące, możemy zostawić pracownikowi stawkę 2900 a conto podwyżki za staż.

Ze względu na fakt, że jednym z oczekiwanych efektów jest wyrównanie stawek pracowników, ustalanie stawek bazowych to zawsze analiza stawek obowiązujących przed projektem. Należy to zrobić w taki sposób, aby po wdrożeniu projektu, każdy z pracowników mieścił się ze swoim wynagrodzeniem w założeniach.

System wynagrodzeń – algorytm wyznaczania ilości dostępnych licencji w systemie wynagrodzeń

  • Ilość Ogólnych Dostępnych Licencji dla każdej ze stref (rozumianych jako strefy licencji, nie jako strefy magazynu) liczymy wg wzoru:
  • ODL = (ilość osób na strefie)/3 – wynik zaokrąglamy do 0,5 w dół i od 0,51 w górę
  • Wg powyższego, wyliczamy całkowitą (zamkniętą) ilość licencji które są potrzebne do zapewnienia bezpiecznej rezerwy kadrowej dla wszystkich stref a także dla dywersyfikacji możliwych źródeł zasilania stref przez pracowników z innych stref w przypadku dużej ilości “L4”, nieplanowanych urlopów, zwolnień etc.
  • Wyliczona w ten sposób ilość licencji, nie jest tożsama z ilością licencji dostępnych do zdobycia podczas jednej sesji egzaminacyjnej.
  • Sesje egzaminacyjne odbywają się co 6 miesięcy, przed każda sesją ustalamy liczbę Czasowo Dostępnych Licencji w

następujący sposób:

  • CDL ODL/4 – wynik zaokrąglamy do 0,5 w dół i od 0,51 w górę
  • W ten sposób, w dwóch sesjach w ciągu roku, dajemy możliwość uzyskania licencji 50% pracowników którzy utworzą naturalne rezerwy dla wszystkich stref.
  • Projekt zakłada odnawianie wszystkich licencji co rok, żeby nie zablokować pracy magazynu dwa razy do roku w czasie trwania sesji egzaminacyjnych, propozycja odnawiania licencji pracowniczych (zawsze wybieranych przez KO po konsultacjach z KS) wygląda następująco:
  • Dla osób z jedną licencją – obligatoryjne egzaminy co rok
  • Oraz dla pracowników z > 1 licencją:
  • (ilość licencji)/2+0,1 – wynik zaokrąglamy do 0,5 w dół i od 0,51 w górę
  • Dodatkowo, na pisemny wniosek KS lub KO, pracownik może być zwolniony z egzaminu potwierdzającego kwalifikację w strefie w której posiada licencję, jeżeli w ciągu roku przepracuje w danej strefie minimum 10 dni roboczych.Zwolnienie odejmuje jeden egzamin od sumy wszystkich egzaminów do zaliczenia przez pracownika.

System wynagrodzeń – algorytm wyboru pracowników uprawnionych do przystąpienia do egzaminów w strefach

  • W związku z ograniczoną ilością licencji dla każdej ze stref, ilość pracowników uprawnionych do podejścia do egzaminów licencyjnych w sesji egzaminacyjnej wygląda następująco:
  • CDL = ilość pracowników magazynu podchodzących do egzaminów
  • Podział  % CDL wg stref jest wprost proporcjonalny do ich % zasobów ludzkich w stosunku do wszystkich zatrudnionych w magazynie.
  • Przykład rozkładu ODL i CDL dla uproszczenia wg stref magazynu, nie stref licencji
  • CDL = 11 co oznacza, że wyznaczamy 11 pracowników magazynu którzy mogą zdobyć licencje. Rozkład dostępnych licencji, możemy zobaczyć w ostatniej kolumnie.
  • Rozkład osób mogących się ubiegać o licencje wygląda dokładnie tak, jak ilość licencji które strefa udostępnia, ponieważ jest procentowym odzwierciedleniem wielkości strefy.
  • ODL powinno być wyliczane nie rzadziej niż co dwa lata, ponieważ po czterech latach bez wzrostu zatrudnienia ODL = ∑CDL.
nazwa strefyile osób ?wynik dla ODLilość licencji (ODL)Wynik dla CDLilość licencji (CDL)
1.Strefa 14110,25103,413
2.Strefa 28220,661
3.Strefa 38220,661
4.Strefa 45112,75134,254
5.Strefa 5194,7551,582
      
Suma końcowa127 32 11
System wynagrodzeń – tabela stawek

Algorytm wyboru licencji przez pracowników uprawnionych do przystąpienia do egzaminów

  • W strefach magazynu wybór pracowników którzy dostaną propozycję zdobycia licencji w innych strefach, oparty będzie o zestawienia wydajności oraz ranking błędów. Osoby o najwyższym współczynniku wydajność/błędy dostaną propozycję zrobienia dodatkowych licencji.
  • Sposób typowania kandydatów do zdawania dodatkowych licencji leży w gestii KS po uzgodnieniu z KO.
  • Nazwiska osób wytypowanych oraz wakujące licencje zostaną sparowane w wyniku losowania przeprowadzonego przez (DL i KO). Po losowaniu, będą możliwe zamiany wylosowanych licencji pomiędzy pracownikami (po akceptacji KO).
  • UWAGA! W uzasadnionych przypadkach, w szczególności brak osób chętnych do zamiany wylosowanych licencji, osoby bez wymaganych uprawnień do zrobienia licencji w danej strefie, mogą zostać decyzją wspólną KO i DL desygnowane do zrobienia licencji w innej strefie (gdzie posiadają wszelkie niezbędne uprawnienia) lub wycofane z procesu licencyjnego w danej sesji.

Przebieg egzaminu teoretycznego w systemie wynagrodzeń

Wytyczne dotyczące pytań

  • W załącznikach do projektu należy opracować listy pytań kontrolnych osobno dla każdej ze stref. Listy powinny po opracowaniu wraz w  „przewodnikiem po strefie” stanowić główne źródło wiedzy teoretycznej zarówno dla nowych pracowników jak i dla pracowników chcących zdawać licencje w innych strefach.
  • Listy z załączników pokazują magazynierom spektrum możliwych pytań, ale nie są zamkniętą bazą.
  • Tematy przed każdym egzaminem ustala KO odpowiedzialny za strefę na której będzie pisany egzamin (do akceptacji DL).
  • Formuła egzaminu:
  • 5 pytań
  • Każde pytanie za 1 pkt.
  • Co najmniej 1 i nie więcej niż 2 pytania otwarte
  • Nie mniej niż 3 i nie więcej niż 4 pytania testowe wielokrotnego wyboru (degresywne)
  • 3 pkt lub więcej oznaczają zaliczenie egzaminu
  • Czas trwania – 15 minut

Tematy organizacyjne

  • Wyniki przekazujemy w tym samym dniu ponieważ pracownikom zależy na możliwie szybkim uzyskaniu informacji
  • Nie zaliczenie egzaminu teoretycznego uniemożliwia podejście do części praktycznej egzaminu
  • Egzamin odbywa się komisyjnie, skład komisji minimum 3 osobowy (DL,KO,MB,KS)
  • Odwołanie od wyników egzaminu (interpretację odpowiedzi) rozpatruje DL po konsultacji z kierownikami/pracownikami strefy której dotyczył egzamin, bez wątpienia zwiększa to rangę samego systemu
  • Anonimowo, w dniu egzaminów (przed rozpoczęciem każdego z nich) zbieramy opinie od osób egzaminowanych dotyczące poziomu szkolenia w strefie o licencje której się ubiegają.
  • Wejście projektu w życie, obliguje KS oraz osoby przez nich wyznaczone do przekazania pełnej wiedzy na temat strefy. KS powinien omówić z kandydatem/ami wszystkie pytania testowe. Jezeli Jeżeli się pojawią, musi potrafić rozwiać wszystkie wątpliwości kandydata/ów na zdobycie licencji oraz udzielić mu maksymalnie dużej pomocy w poznaniu specyfiki pracy danej strefy.
  • Szkolenie do egzaminu teoretycznego powinno się odbyć w tym samym czasie co szkolenie praktyczne.
  • Materiały do egzaminów teoretycznych powinny być cały czas dostępne, nie tylko dla kandydatów zdających licencje. Udostępniamy każdemu zainteresowanemu pracownikowi w magazynie jeżeli wyrazi taką chęć.

System wynagrodzeń a przebieg egzaminu praktycznego

  • Po wylosowaniu licencji, KO (odpowiedzialny za strefę licencji, nie macierzystą) skontaktują się ze służbą BHP i Ppoż. w celu ustalenia, jakie dodatkowe badania musi zrobić pracownik chcący odbyć szkolenie praktyczne w nowej strefie, oraz z którymi instrukcjami stanowiskowymi musi się zapoznać.
  • Minimalny czas szkolenia pracownika do egzaminu licencyjnego to 40 godzin. Pracownikowi w czasie trwania szkolenia, nie wliczamy zrealizowanych zadań do żadnych statystyk premiowych, ani strefy, ani indywidualnych.

Formuła egzaminu:

  • 16 godzin pracy
  • Minimum 70% ustalonej wydajności pracy w strefie w każdej pełnej przepracowanej godzinie ponieważ pracownik bez przeszkolenia w strefie, powinien być w stanie uzyskać takową
  • Maksymalnie 1 błąd jakościowy lub ilościowy uznawany za błąd reklamowany przez klienta końcowego (stwierdzony przez kontrolę jakości lub KS). W związku z tym, egzamin jest jeszcze bardziej wymagający.
  • W czasie trwania egzaminu, przed pracownikiem możemy postawić zadania dodatkowe, związane z eksploatacją maszyn i urządzeń, zadań systemowych i poza systemowych typowych dla danej strefy. Godzin w których zadania będziemy zlecać, nie wliczamy do wydajności kandydata
  • Kontrolę merytoryczną i operacyjną nad kandydatem do licencji w czasie trwania egzaminu sprawuje KS w rezultacie gwarantujemy kandydatom właściwy poziom oceny
  • Ocenę wyników egzaminu, na podstawie danych z systemu WMS oraz na podstawie wywiadu przeprowadzonego z KS sprawuje KO, bezpośredni przełożony KS w której odbywał się egzamin
  • Na zakończenie, mamy dwa możliwe wyniki egzaminu: pozytywny lub negatywny

System wynagrodzeń jako rozwiązanie kompleksowe

Oprócz omówionego w powyższym artykule systemu wynagrodzeń, warto pochylić się nad kwestią budowanie systemu premiowania. W tym tekście, można poczytać o możliwych rozwiązaniach. Dobrym sposobem na poznanie nowoczesnych narzędzi przydatnych w rozwoju tego i innych systemów są szkolenia i prasa branżowa o której z kolei możemy przeczytać tutaj.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *