Blog ekspercki - logistyka
sorter automatyczny

Outsourcing usług logistycznych. Czy i kiedy warto?

Outsourcing usług logistycznych jest w chwili obecnej bardzo popularnym rozwiązaniem, z którego korzystają zarówno małe firmy jak i wielkie korporacje. Jest wiele czynników które należy wziąć pod uwagę, rozważając taka formę obsługi logistyki. W tym wpisie skupię się na trzech kluczowych czynnikach:

 

  • koszty outsourcingu i rozwiązań alternatywnych
  • bezpośredni wpływ na sposób realizacji logistyki
  • ryzyka związane z powierzeniem logistyki firmy na zewnątrz

Koszty outsourcingu

Przede wszystkim, należy policzyć aktualne koszty logistyki własnej. Obliczenia powinny być skrupulatne, ponieważ nie każdą korzyść z outsourcingu można przeliczyć na pieniądze. Żeby podjąć najlepsza decyzję i wybrać optymalne rozwiązanie, przedsiębiorstwo musi  nie tylko policzyć koszt sumaryczny, powinien również  wiedzieć jak te koszty się rozkładają na obszary:

  1. Koszty stałe
  2. Koszty zmienne
  • opłaty za użytkowany obiekt (czynsz)
  • koszty księgowości i administracji (w tym obsługa IT)
  • stałe opłaty miesięczne (media)
  • leasingi
  • amortyzacje
  • wynagrodzenia
  • transport
  • materiały eksploatacyjne
  • etc.

Po zebraniu powyższych danych, należy je przypisać do konkretnych części obsługi logistycznej. Żeby przygotować się do rozmów z potencjalnymi usługodawcami i porównywać przysłowiowe “jabłka do jabłek”. Najczęściej spotykanymi elementami świadczonych usług, oferowanych przez firmy zajmujące się obsługą logistyczną są:

  1. Operacje
  2. Magazynowanie
  • wejście oraz wyjście towaru [jednostki: sztuki, palety, indeksy] [typy: jednorodne, mix] [sposoby składowania: x-docking, fulfillment, mix]
  • magazynowanie [jednostki: miejsca paletowe/półkowe, m3, m2, sztuki, palety]
  • VAS [co-packing, metkowanie, tworzenie zestawów, foliowanie, formowanie jednostek logistycznych etc.]
  • logistyka zwrotów i reklamacji [często negocjowana jako outsourcing częściowy, tylko danego typu np. samych zwrotów]
  • biuro obsługi klienta

 

outsourcing-decyzja
Źródło: https://www.hrl.pl/outsourcing-uslug-w-polsce-raport-z-badania-firm/

Bezpośredni wpływ na logistykę powierzoną w outsourcing

Każdy przedsiębiorca powierzający część swojego biznesu “na zewnątrz” musi zdawać sobie sprawę zarówno z korzyści jak i z zagrożeń/ograniczeń z tego płynących.

Najważniejszą zmianą dla firmy która przekazuje obsługę logistyki firmie zewnętrznej, jest dużo mniejsze przełożenie bezpośrednich działań, żądań lub życzeń  zleceniodawcy na operacyjną pracę w firmie zleceniobiorcy.

Pomiędzy zleceniodawcą i zleceniobiorcą, podpisywana jest umowa, zawierająca co najmniej poniższe elementy:

  • data rozpoczęcia i czas trwania umowy
  • sposoby rozwiązania umowy
  • opis usług zlecanych
  • kluczowe wskaźniki efektywności (KPI’s)

dodatkowo, mogą zawierać:

  • wykluczenia od odpowiedzialności za realizację zadań w przypadku zaistnienia ustalonych okoliczności (np.  klęsk żywiołowych)
  • zapisy o wzajemnych karach i obciążeniach (np. tabele rozliczeń bonus-malus)
  • zapisy o minimach i maksymach przepływów towarowych i operacji
  • standardowe procedury operacyjne (SOP’s)
  • umowę poufności (NDA)

Wobec powyższego, zleceniobiorca porusza się w obrębie umowy/umów wg których dokonuje rozliczeń ze zleceniodawcą. Zleceniobiorca najczęściej deleguje jednego (lub kilku przy większych projektach) pracownika do zadań związanych z realizacją umowy z klientem. Ze względu na dużą złożoność procesów, wielu klientów, krótkie okna czasowe pomiędzy “cut-off-em” dla zamówień klientów a odjazdem aut, w firmach oferujących usługi 3PL i 4PL znacznie zmniejsza się możliwość bezpośredniego wpływu zleceniodawcy na procesy realizowane u zleceniobiorcy.

To duża zmiana, zwłaszcza dla firm w których obowiązuje płaska struktura, gdzie prezes lub właściciel jest praktycznie bezpośrednio zaangażowany w każdy proces od wyboru dostawców, po wybór firmy spedycyjnej. W celu uniknięcia nieporozumień i/lub rozczarowań w trakcie współpracy z firma zewnętrzną, bardzo ważny są rozmowy przed podpisaniem umowy i właściwe ustalenie ról i odpowiedzialności po obu stronach stołu negocjacji.

 

outsourcing-problemy
Źródło: https://www.hrl.pl/outsourcing-uslug-w-polsce-raport-z-badania-firm/

Ryzyka związane z outsourcingiem

W każdym elemencie działalności firmy, jest pewien element ryzyka, nie inaczej jest z outsourcingiem. Najważniejszymi z nich, są poniższe:

Standard usług niższy od oczekiwanego

Pomimo zapisów w umowach, zleceniodawca nie zawsze jest zadowolony z poziomu usług realizowanych przez zleceniobiorcę. Np. za niedotrzymywanie terminu dostaw, umowa przewiduje niewielkie kary finansowe (w odniesieniu do pojedynczego zamówienia). Pomimo wystawienia noty obciążeniowej przez zleceniodawcę, w jego opinii utracone korzyści (np. niezadowolenia stałego, lojalnego klienta) znacznie przewyższają kompensatę zapisaną w umowie.

Obawa przed utratą niezależności

Rzadko kiedy (poza umowami stricte sezonowymi) firmy logistyczne są zainteresowane podpisaniem umów na świadczenie usług logistycznych na krócej niż rok. większość umów podpisywana jest na okres 3-5 lat. Długość trwania umów wynika z czasochłonności procesów związanych z planowaniem i organizacją każdego projektu a także zaangażowaniem, często bardzo dużych, środków finansowych (leasingi, zakupy, zatrudnienie, dostosowanie struktury magazynu etc.). Oczywiście każda umowa, zawiera warunki jej rozwiązania, jednak ze względu na te same czynniki (kosztowe o raz organizacyjne) nie jest to nigdy proces łatwy dla żadnej ze stron.

Wynik finansowy, inny od zakładanego

W trakcie analiz poprzedzających podpisanie umowy, obie strony przyjmują założenia, na podstawie których dokonują obliczeń pozwalających na ustalenie minimalnych i maksymalnych kwot, przypisanych do poszczególnych operacji lub zadań. To jedna z najważniejszych części procesu, mającego na celu podpisanie umowy. W szczególności, należy zwrócić uwagę na:

  • okres analizowanych danych historycznych i ich jakość
  • sezonowość (obecną lub przyszłą)
  • możliwość estymowania danych i ufność dla tych prognoz
  • minima i maksyma dla poszczególnych operacji i deklaracji (np. zajętości powierzchni)
  • pola przyszłych negocjacji (cen i deklaracji)
  • warunki “wyjścia” i “plan B”

Podsumowanie

Podejmując tak ważną decyzję jak wydzielenie części operacji z przedsiębiorstwa i przekazanie ich do realizacji firmie zewnętrznej, należy zawsze zachować ostrożność. Ze względu na bardzo szeroką ofertą na rynku polskim, praktycznie każda firma jest w stanie znaleźć odpowiedniego partnera, który nie tylko zrealizuje powierzone zadania, ale będzie wsparciem i partnerem rozwoju dla spółki zlecającej.

Jeżeli z rachunku ekonomicznego wynika, że koszty logistyki własnej znacznie przekraczają koszty bezpośredniej konkurencji a spółka nie jest w stanie ich obniżyć własnymi silami ani zoptymalizować procesów oraz jest w stanie zaakceptować ewentualną, mniejszą elastyczność, należy rozważyć outsourcing.

Również w przypadku, gdy outsourcing jest droższy od logistyki realizowanej przez przedsiębiorstwo, ale firma szuka optymalizacji organizacyjnej (zmniejszenie kosztów stałych i zatrudnienia) przekazanie realizacji zadań związanych z obsługą logistyczną firmie zewnętrznej, powinno być rozpatrywane.

Wydaje się, że najmniej korzyści z outsourcingu mogą uzyskać mikro przedsiębiorcy np. z działalnością jednoosobową, ale i tutaj samo zatrudniony odzyskuje swój czas, który oczywiście powinien być wliczany po stronie kosztów logistyki własnej. Co ważne, nie liczymy tutaj siebie jako koszt magazyniera, tylko wg realnych stawek w oparciu o utracone korzyści (finansowe oraz organizacyjne).

 

outsourcing-sytuacja
Źródła: https://www.hrl.pl/outsourcing-uslug-w-polsce-raport-z-badania-firm/

 

Jeżeli chciał(a)byś gruntownie przeanalizować opłacalność przekazania własnej logistyki w outsourcing, skontaktuj się ze mną 🙂

Źródła grafik: Badanie przeprowadzone przez HRL.pl w 600 przedsiębiorstwach zatrudniających ponad 10 osób, na które odpowiedziało 350 osób. Link.

 

 

 

 

 

2 thoughts on “Outsourcing usług logistycznych. Czy i kiedy warto?

  1. Osobiście wybrałbym outsourcing logistyczny przy niepowtarzalnych procesach o dużej zmienności w ujęciu krótkookresowym, w przypadku prowadzenia średniego przedsiębiorstwa.
    Zaś w praktyce doświadczyłem outsourcingu w przedsiębiorstwie z branży motoryzacyjnej. Firma zatrudnia około 1500 osób, outsourcingiem objęty został transport wewnętrzny. Zadanie zostało powierzone trzem podmiotom zewnętrznym, które realizują około 80% operacji transportowych wewnątrz przedsiębiorstwa. Zleceniodawca wśród korzyści wskazuje na korzystny bilans finansowy oraz redukcje stanowisk gdzie ciężko było efektywnie wykorzystać pracownika na przestrzeni 8h.

    1. Witaj Pawle, masz rację z tymi operacjami o dużej zmienności w ujęciu krótkookresowym, które to najsensowniej byłoby powierzyć na zewnątrz. Sęk w tym, że firmy świadczące takie usługi też o tym wiedzą i oferta cenowa jest odpowiednio modyfikowana w oparciu o realną czasochłonność procesów. Oznacza to, że im bardziej skomplikowany proces, tym większa (z perspektywy zlecającego) różnica w kosztach pracy własnym nakładem sił vs outsourcing. Natomiast sytuacja o której piszesz w odniesieniu do przedsiębiorstwa z branży motoryzacyjnej, to raczej insourcing (pot. wpuszczenie trzeciej strony do realizacji procesów na terenie zlecającego). Rośnie popularność takich rozwiązań, ale nie każda firma chce realizować takie zlecenia. Związane jest to przede wszystkim z kosztownym delegowaniem własnej kadry menadżerskiej, pracą na (być może, przy innym województwie lub w innym kraju) nieznanym rynku pracy, wysokim współczynnikiem ryzyka. No ale to w sumie dwa dobre tematy na osobne wpisy 🙂

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *